Digitale Anbindung an den Staat verringert den Arbeitsaufwand

Pro Jahr vergibt die öffentliche Hand in Deutschland Aufträge im dreistelligen Milliardenbereich an private Unternehmen. Doch die digitale Einreichung der Rechnungen ist an strikte Vorgaben geknüpft. Die optimale Lösung bei hohem Belegaufkommen ist die Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm und die anschließende Konvertierung und Transferierung über das Peppol-Netzwerk an die Bundesbehörden. Das verringert den Arbeitsaufwand für die Rechnungswesen-Mitarbeiter deutlich.


Ob Klopapier, Drucker, Möbel, PCs oder Berufsbekleidung: Die öffentliche Hand ist für viele deutsche Unternehmen ein wichtiger Kunde. Seit 27. November 2020 dürfen die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden allerdings nur noch in elektronischer Form eingebracht werden. Als Übertragungskanäle an die Rechnungseingangsplattform des Bundes stehen verschiedene Möglichkeiten zur Wahl, die je nach Geschäftsvolumen eines Unternehmens die individuell beste Lösung darstellen können.

Formalfehler vermeiden

Bei sehr geringem Transaktionsvolumen reicht es in der Regel aus, die vorab erzeugten elektronischen Dokumente auf die Rechnungseingangsplattform hochzuladen oder sogar direkt über die Weberfassung manuell einzugeben. Das klingt zwar ein wenig mühsam, aber bei beispielsweise nur einem Geschäftsfall pro Monat ist der Aufwand dennoch überschaubar. Allerdings ist hier eine besonders sorgfältige Dateneingabe notwendig, um die erhöhte Fehleranfälligkeit durch den sogenannten Medienbruch zu minimieren. Bei mangelhaften oder unvollständigen Rechnungen wäre die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die offenen Forderungen von den Behörden wegen der Formalfehler nicht beglichen werden.

Als weitere Übertragungskanäle stehen die manuelle Übermittlung mittels E-Mail oder De-Mail zur Verfügung, wobei diese Methoden ebenfalls nur bei eher geringerem Belegaufkommen empfehlenswert sind. Zudem hat die Deutsche Telekom Ende August bekanntgegeben, dass De-Mail eingestellt wird.

Laufen die Geschäfte mit dem Bund gut, kommen Auftragnehmer früher oder später in die Situation, dass parallel dazu auch das Rechnungsaufkommen steigt. Manuelles Handling wird dann zu aufwendig und die Fehleranfälligkeit nimmt ebenfalls weiter zu. Die Optimierung der Prozesse ist dann oft unumgänglich. Und zwar auch deshalb, um sich gegenüber den Bundesbehörden als verlässlicher und professioneller Geschäftspartner zu erweisen.

Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm

„Die optimale Lösung bei hohem Belegaufkommen ist die Übernahme der Rechnungsdaten direkt aus dem Warenwirtschaftsprogramm und die anschließende Konvertierung und Transferierung als XRechnung über das Peppol-Netzwerk an die Bundesbehörden“, erklärt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits. Peppol ist die Abkürzung von Pan-European Public Procurement OnLine und ein internationales Projekt mit dem Ziel, die Standardisierung elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren in der EU voranzutreiben.

EDITEL ist ein internationaler Dienstleister für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) und ermöglicht seinen Kunden nicht nur den technischen Zugang zu Peppol, sondern übernimmt auf Wunsch auch die Prüfung der Rechnungen, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung. Durch die Auslandsniederlassungen von EDITEL haben exportorientierte Unternehmen in Deutschland zudem den Vorteil, dass ihre Rechnungen auch an Behörden in anderen Staaten übermittelt werden können.

An EDITELs-Datendrehscheibe eXite sind derzeit bereits mehr als 20.000 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen angebunden, um untereinander Geschäftsdokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen…) auszutauschen. Eine besonders hohe Kompetenz hat sich das Unternehmen in seiner mehr als 40-jährigen Geschichte bei der Anbindung von Produktionsunternehmen an den Handel erarbeitet.

Alle EDI-Dienstleistungen aus einer Hand

Zu den EDI-Kunden des Unternehmens zählt das Who-is-Who des nationalen und globalen Handels und der Konsumgüterbranche. Angefangen von REWE und METRO bis hin zum Waschmittel-Hersteller Henkel und der Beiersdorf AG begleitet EDITEL seit Jahren auch etliche Konzerne aus Deutschland bei ihrer Geschäftsstrategie im benachbarten Ausland. „Für global agierende Unternehmen ist es oft besonders wichtig, alle EDI-Dienstleistungen aus einer Hand zu bekommen und mit nur einer Anbindung sowohl private als auch öffentliche Geschäftspartner aus dem In- und Ausland bequem erreichen zu können“, erklärt Marlovits.

Die Vorteile der XRechnung, die bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zur Anwendung kommt, liegen jedenfalls klar auf der Hand:

  • Rechtskonforme Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
  • Rasche Bezahlung aufgrund des Einsatzes von strukturierten digitalen Daten
  • Automatisierte Weiterverarbeitungsmöglichkeit durch die Rechnungsempfänger
  • Kostensenkung durch Automatisierung der Prozesse
  • Minimierung der Fehleranfälligkeit
  • Schonung der Umwelt durch papierlosen Rechnungsaustausch




Erstellt von (Name) M.H. am 04.10.2021
Geändert: 06.10.2021 08:28:48
Autor:  EDITEL
Bild:  Bildagentur PantherMedia / everythingposs
Drucken RSS

Premium-Stellenanzeigen


Nichts gefunden.
Anzeige

Business-Software Newsletter

Neben aktuellen News aus dem Business-Software-Bereich und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen, aktuelle Stellenangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
zur Newsletter-Anmeldung >>
Anzeige
Zeitschrift: Controlling-Journal

Besucher-Umfrage

Wie gefällt Ihnen findsoftware.de? Wir freuen uns über Ihr Feedback. Umfrage >>

Veranstaltungen

Community

Community_Home.jpg






Nutzen Sie kostenfrei das Software Forum und tauschen ihre Erfahrungen zu Business-Software aus.
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige
Excel-Vorlagen-Markt.de
Anzeige
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>
Anzeige

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für IT- Experten finden Sie in der findsoftware.de Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Anzeige

Software-Tipp

idl_controller-portal-290x120_02-19-weiß.jpg

Aktuelle Scores, Whitepaper, Studien, Checklisten und Handbücher rund um Konsolidierung, Berichtswesen und Rechnungslegung. 

Jetzt kostenfrei holen!


Anzeige

RS-Investitionsrechner

Investitionsrechner.jpg
Der RS- Investitionsrechner ermittelt Ihnen den Kapitalwert oder internen Zinsfuß für Ihre Investitions- vorhaben. Zusätzlich können Sie die Rentabilität und die Amortisations- zeit Ihres Investitionsvorhabens berechnen lassen. Mehr Informationen >>

RS Toolpaket - Controlling

RS Toolpaket.jpg
Wir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! Mehr Informationen >>

RS Plan

index_RS-Plan.jpg
Unternehmens- Planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kennzahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige

RS Toolpaket - Controlling

Excel-Tool_152x89px.jpgWir setzen für Sie den Rotstift an, sparen Sie mit unsrem RS Toolpaket - Controlling über 30% im Vergleich zum Einzelkauf. Die wichtigsten Controlling-Vorlagen in einem Paket (Planung, Bilanzanalyse, Investitionsrechnung, ...). Das Controllingpaket umfasst 6 Excel-Tools für Ihre Arbeit! mehr Infos >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin.jpg Werden Sie Autor! Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag im IT-Themen-Bereich. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>
Anzeige

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

RS Controlling-System

RS-Controlling-System.jpg Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist-Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalfluss- rechnung analysieren.  Alle Funktionen im Überblick >>
Anzeige

Excel Tool

Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>
Anzeige

Rückstellungen leicht verwalten

Mit der RS- Rückstellungs-Verwaltung können Sie Rückstellungen nicht nur leicht errechnen sondern auch übersichtlich verwalten.
  • Gewerbesteuerrückstellung
  • Urlaubsrückstellungen
  • Rückstellungen für Geschäftsunterlagen
  • Rückstellung für Tantiemen
  • Sonstige Rückstellungen
Automatische Zusammenfassung aller wichtigsten Eckdaten der Rückstellungen in einer Jahres-Übersicht. mehr Informationen >>
Anzeige

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Excel-Vorlagen-Paket für Hausverwalter

4. Residualwertberechnung.jpg
Dieses Excel-Vorlagen-Paket enthält folgende Tools:
  • Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnung
  • Rendite – Berechnungsprogramm
  • Residualwertberechnung für eine Immobilie
  • Steuerberechnung für Immobilienanlage 
Zum Shop >>